Fazer a correta elaboração de um orçamento é o primeiro passo para garantir que a concepção de um evento seja um verdadeiro sucesso.
Por isso, contar com uma equipe especialista que saiba indicar as melhores opções é fundamental.
São esses profissionais que irão auxiliar sobre quais fatores devem ser considerados, com base no público-alvo que o cliente deseja ofertar uma experiência inesquecível.
De acordo com Rogério Fernandez, especialista em gestão e organização de eventos, fundador e CEO da Showdesign, que atua na área desde 1998, o mais importante é que a organização entenda o objetivo do evento.
“A intenção principal sempre é a criar um grande impacto, levando algo diferente para o público. Mas para isso, é essencial escutar do cliente o que se espera e com base nessas informações, apresentar algo incrível”, declara.
Rogério explica que é muito comum os organizadores perguntarem logo na primeira reunião o famoso “quanto irá custar”, mas há vários pontos a serem analisados antes de fornecer essa resposta.
“Além de uma série de itens que devem ser considerados, é preciso lembrar que todos os equipamentos utilizados serão manuseados por profissionais, que treinaram e se preparam para fazer o melhor durante a apresentação, garantindo que o produto final fique perfeito”, pontua o CEO da Showdesign.
Um evento demanda recursos nas mais diversas áreas, e é importante ter muita atenção para não ser surpreendido com despesas que não foram planejadas.
“Se o acontecimento for ao ar livre, por exemplo, é necessário pensar na cobertura, piso e outros pontos para manter o público confortável. Partindo para a área do audiovisual, devem-se considerar quais serão os artifícios necessários para que tudo corra como o planejado. Tudo vai depender do tamanho do espaço, da quantidade de pessoas e de qual é a intenção do contratante”, pontua Rogério.
Questões burocráticas e de segurança também devem ser consideradas.
“Não se pode deixar de lado no orçamento a locação do espaço, contratação de bombeiros, ambulâncias, documentação e alvará. São itens que muitas vezes são deixados de lado por alguns organizadores, mas são custos que devem estar na planilha de finanças”, revela.
O contratante deve saber quais são suas expectativas de arrecadação para dimensionar o tamanho do evento.
“É importante considerar quanto será arrecadado com patrocínios e, até mesmo, com a bilheteria, facilitando o processo de mensurar o que será gasto em cada área, como aluguel de painel de LED para o evento, iluminação, sonorização, segurança e no próprio espaço físico”, relata.
Conforme o especialista, eventos com um orçamento mais baixo também possuem capacidade de impactar o público, mesmo se comparados a grandes festivais.
“Um dos projetos que mais impressionaram as pessoas está entre os cenários mais simples que nós já criamos, que foi o palco do Fábio Júnior na turnê íntimo. Era basicamente uma projeção de LEDs dentro de quadros com molduras. No entanto, como o conceito foi aplicado causou um impacto muito grande se considerarmos o custo dele. Enquanto isso, outras produções apresentaram uma despesa muito maior e não chamavam tanto a atenção das pessoas durante a execução. Em nosso portfólio temos diversos cases que foram simples, baratos, mas que deixaram o público apaixonado”, declara.
A Showdesign, ao longo dos anos, se tornou referência também quando se trata de grandes eventos.
“Um dos nossos cases mais famosos foi a gravação do DVD da Claudia Leite em Copacabana, onde fui responsável por toda a operação. Na época foi o maior custo operacional de uma gravação de DVD. São eventos voltados para um público gigantesco e requer muitos equipamentos, profissionais e um custo enorme com o consumo de energia de todos esses acessórios. Tudo deve acontecer de forma perfeita e sem interrupções indesejadas, garantindo um bom espetáculo para os artistas, contratantes e, principalmente, para o público”, finaliza.
